Prijava za člane

Facebook - Oratorij.net

Kratek povzetek zakonodaje in pravil za delo z otroki

VSEBINA:

1. Varovanje osebnih podatkov
2. Delo s skupino
3. Varnost otrok v prometu
4. Prevoz skupine z otroki
5. Izdajanje računov – finance
6. Odgovornost in zavarovanja

 

1. VAROVANJE OSEBNIH PODATKOV

S 25. majem 2018 je v celotni Evropski uniji stopila v veljavo uredba, ki jo moramo z zakoni uveljaviti tudi v Sloveniji (vendar ta trenutek zakona še ni). Čeprav še veliko stvari ni jasnih in četudi v prvem letu inšpektorji ne bodo izrekali kazni, je potrebno čim prej začeti z nekaterimi procesi. Tukaj je povzetih nekaj glavnih stvari:

Kaj je osebni podatek?

Osebni podatek (OP) je katerakoli informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. Če se torej oseba na nak način lahko določi, je to osebni podatek (npr. samo ime Boštjan ni osebni podatek, ker je oseb z imenom Boštjan lahko veliko; je pa osebni podatek lahko, če je zraven priimek Boštjan Jamnik, ker je teh oseb v Sloveniji bistveno manj).

ni OP:

Boštjan

Franc Novak (jih je veliko v Sloveniji)

 

 

 

je OP: 

Boštjan Jamnik

bostjan.jamnik@e-posta.si

031 123 456

fotografija

EMŠO, davčna št. ...

 

Za posebni OP se šteje etično, rasno, politično ali versko ozadje, spolna usmerjenost, podatek v zvezi z zdravjem itd.

Kaj je obdelava osebnih podatkov?

Pod obdelavo OP spada na primer:

zbiranje prijav za oratorij, za izlet in hramba prijavnic in tabel z udeleženci ter animatorji oratorijev preteklih let
posredovanje novic na elektronske naslove (ki so tudi OP!)
fotografiranje udeležencev dogodka (oratorij ...)
objava fotografije na spletni strani društva, župnije ...
objava imen animatorjev na spletni strani itd.

Kaj storiti, da boste upoštevali novo uredbo? 

Vedno mora biti jasno napisano, za kaj se bodo uporabljali njihovi podatki ter kako lahko njihovo uporabo kadarkoli prekličejo; prav tako mora imeti posameznik IZBIRO, ali soglaša z določeno obliko obdelave njegovih OP ali ne – ne sme biti že vnaprej označeno ali obvezno.

Uredba zahteva, da pridobimo soglasje za obdelavo tudi za tiste osebne podatke, ki smo jih zbrali v preteklosti in jih sedaj hranimo. Če tega ne storimo, naj bi osebne podatke izbrisali. 

Privolitev za obdelavo osebnih podatkov:

  1. Prostovoljna – posameznik mora imeti možnost, da se sam odloči. Sam mora obkljukati, ali se strinja ali ne.
  2. Izrecna – vedno je potrebno nujno napisati, za kaj se bodo podatki uporabljali – NAMEN
  3. Informirana – pred podajo privolitve mora biti posameznik seznanjen z vsemi ključnimi informacijami, potrebnimi za odločitev – kdo smo in za kaj bomo potrebovali OP, kako pogosto bo dobival naša obvestila itd.  Informacije o načinu obdelave OP morajo biti lahko dostopne in morajo biti v jasnem in preprostem jeziku, prilagojenem ciljni skupini 
  4. Nedvoumna – brez nejasnih razlag, brez »morda«, »lahko«, »skoraj« …
  5. Privolitev se lahko prekliče – na enako enostaven način, kot se jo poda.
  6. Oblika privolitve: ustna (raje ne, ker ni dokazljiva), pisna ali elektronska.
  7. Če je posameznik mlajši od 16 let, se za  obdelavo OP zahteva odobritev starša ali skrbnika.
  8. Vedno moramo biti sposobni dokazati, da je posameznik privolil v obdelavo svojih podatkov (hranimo pisna soglasja, ne brišemo rezultatov spletnega obrazca …).
  9. Privolitev, ki ne upošteva zgornjih zahtev, ni veljavna.

PRIMER (prostovoljna pritrditev posameznika, kjer vsaka obdelava potrebuje svoje soglasje):

PREJ

PO NOVEM

S podpisom dovoljujem uporabo osebnih podatkov
za namene delovanja društva, za namene obveščanja
o dejavnostih društva in dovoljujem tudi uporabo
fotografij v informacijskih sredstvih, kot so računalnik, televizija in časopis za namene marketinga v medijih v zvezi z društvom …

S podpisom dovoljujem uporabo osebnih podatkov (označite): 
   za namene obveščanja o dejavnostih   društva
   dovoljujem, da se moje fotografije objavi v reklamnih obvestilih društva na spletu, na televiziji, v tiskanih medijih ali na plakatih na javnih mest

 

  1. PRIMER PRIJAVNICE NA ORATORIJ

Varnostni ukrepi

  1. Načelo najmanjšega obsega – pomeni, da zbiramo samo podatke, ki jih nujno potrebujemo za izvajanje določenega programa.  Podatke, ki jih ne potrebujemo, je prepovedano hraniti
  2. Podatke lahko hranimo le toliko časa, kolikor smo opredelili v soglasju. Po tem se soglasje smatra za preteklo in je podatke potrebno izbrisati. 
  3. Še zlasti previdno ravnajmo z občutljivimi podatki (zdravje, alergije, versko prepričanje …).
  4. Dostopnost do evidenc z osebnimi podatki (npr. excelova tabela animatorjev ali udeležencev oratorija, fascikel s fizičnimi prijavnicami …) je potrebno omejiti, digitalno evidenco pa zaščititi z geslom (ali jo hraniti na posebnem ključku). 

Vodenje evidenc

Za vsako evidenco posebej (to je vsak seznam udeležencev oratorija, animatorjev) moramo imeti napisan dokument, ki vsebuje:

Ime in kontaktne podatke upravljalca
Namen obdelave
Kategorije posameznikov, vrste OP
Kategorije uporabnikov
Rok za izbris podatkov
Splošni opis varovanja

 

2. DELO S SKUPINO


Pri delu z otroki v skupini si lahko pomagamo s pravili, ki veljajo za osnovne šole: 

  

 

- Pravilnik o normativih in standardih za izvajanje programa osnovne šole
 

  1.  
  2. Normativ za spremstvo učencev na izletih, pohodih, duhovnih vajah, odhodih na bazen … in drugih organiziranih oblikah vzgojno-izobraževalnega dela, ki se izvajajo izven šolskega prostora, je 15 otrok na 1 polnoletnega animatorja  – primerjaj 36. in 37. člen.
  3. Normativ za oblikovanje skupine pri plavanju je 8 otrok neplavalcev oziroma 12 otrok plavalcev na enega učitelja plavanja (če ne to, pa vsaj polnoletnega animatorja) -  primerjaj 38. člen.
  4. Normativ za oblikovanje skupine pri smučanju je 12 otrok oziroma 10 smučarjev začetnikov na enega polnoletnega animatorja -  primerjaj 38. člen.

 

3. VARNOST OTROK V PROMETU

 

- 87. člen Zakona o pravilih cestnega prometa 
 

  1. Pri spremstvu skupine otrok na cesti velja zgoraj napisano pravilo (15 otrok na 1 polnoletnega animatorja). Spremljevalec skupine mora hoditi prvi v vrsti, če jih je več, pa naj eden od njih hodi tudi zadnji.  
  2. Otroci morajo ponoči ali ob zmanjšani vidljivosti med hojo po cesti na vidnem mestu na strani, ki je obrnjena proti vozišču, nositi odsevnik.
  3. Odsevni jopič ni nikjer jasno zapovedan, vendar je zaradi varnosti v prometu priporočeno (nekatere šole in vrtci to prakticirajo) nošenje odsevnega jopiča za prvega in zadnjega v skupini.
  4. Organizirana skupina pešcev mora v primeru, ko ni mogoče uporabljati prometne površine, namenjene hoji pešcev (pločnik), hoditi ob desnem robu vozišča v smeri vožnje

 

4. PREVOZ SKUPINE OTROK


Že pri samem načrtovanju izleta moramo vedeti, kakšno skupino udeležencev bomo peljali na izlet, ter predvidevati, koliko bo v skupini otrok. Prav tako mora organizator izleta načrtovati način prevoza. 

Pomembno je vedeti, da se kot skupina otrok (za prevoz) šteje »najmanj pet predšolskih otrok ali otrok, ki obiskujejo osnovno šolo, pri čemer ti predstavljajo večino potnikov v motornem vozilu. Skupina petih ali več otrok iste družine in pet ali več otrok, ki se prevaža v javnem linijskem prevozu potnikov, se ne šteje za skupino otrok« (se pravi zanjo ne veljajo spodnja pravila).

Zakonodaja:

 

- Pravilnik o spremljevalcih pri prevozu skupine otrok (Uradni list RS, št. 109/2010)  

- Povzetek pravil na policija.si

- 90. in 91. člen Zakona o pravilih cestnega prometa

- 46. člen Pravilnika o delih in opremi vozil 
 

Organiziran prevoz z avtobusom

Če se odločimo, da bomo izlet izvedli z organiziranim oz. skupnim prevoznim sredstvom (avtobus ali kombi) ter je izlet namenjen pretežno otrokom (kar ustreza definiciji skupine otrok v cestnem prometu) potem moramo prevoznika oz. tistega, pri katerem se bomo dogovorili za najem prevoznega sredstva, o tem obvestiti. V tem primeru je razen spremljevalnega osebja (glej v nadaljevanju) ravnanje v skladu z zakonom odgovornost podjetja, pri katerem se dogovorimo za prevoz.

  1. V vsakem avtobusu, ki prevaža skupino otrok, mora biti najmanj en spremljevalec (učitelj, starš, oratorijski voditelj, trener …), star najmanj 21 let
  2. Poleg tega mora biti v avtobusu na vsakih 15 otrok najmanj en polnoletni spremljevalec
  3. (Isto načelo velja za vožnjo z vlakom.)
  4. Če je v vozilu več spremljevalcev, morajo biti ti razporejeni med otroki (spredaj, zadaj in na sredini). 
  5. Pri prevozu otrok z avtobusom moramo imeti seznam udeležencev, sedežni red pa ni potreben.  

Osebni avtomobil (5 sedežev)

  1. Ker se manj kot 5 otrok še ne šteje za skupino otrok v prometu, posebnih omejitev ni. Veljajo pravila kot za redno vožnjo avtomobila.
  2. Za otroke, mlajše od 12 let, ne smemo pozabiti na primerne otroške sedeže. 
  3. Če otroke prevažamo z osebnim avtomobilom, ki ima več kot 5 sedežev, veljajo pravila enako kot za kombinirana vozila (glej spodaj).

Kombinirano vozilo (kombi) in avtomobil z več kot 5 sedeži v »lastni režiji« 

  1. Vozila za prevoz skupine otrok morajo poleg splošno predpisane opreme za vozila v cestnem prometu imeti obvezno še varnostne pasove in naslonjala za glavo na vseh sedežih, ABS zavorni sistem, servo volan in tahograf (digitalna zapisovalna naprava, vgrajena v vozilo). 
  2. Za otroke, mlajše od 12 let, ne smemo pozabiti na otroške sedeže ali »jahače«. 
  3. Otroci morajo biti z varnostnimi pasovi pripeti, za kar je odgovoren spremljevalec
  4. Voznik ne sme opravljati drugih vzporednih del, kar v praksi pomeni, da voznik ne more biti tudi spremljevalec skupine.
  5. Vozilo, s katerimi se prevažajo skupine otrok, mora biti tehnično pregledano vsakih šest mesecev, starost vozila ni predpisana. 
  6. Vozilo, s katerimi se prevažajo skupine otrok, mora biti označeno s predpisanim znakom (glej povezavo), ki  mora biti kvadratne oblike velikosti 40 x 40 cm. 
  7. V vozilu sme voznik voziti le toliko oseb, kolikor ima vgrajenih sedežev.
  8. Skupino otrok lahko prevaža le voznik, ki ima najmanj 3 leta vozniško dovoljenje za B kategorijo.
  9. Voznik je dolžan pri sebi imeti listino, s katero dokazuje, da sme voziti vozilo, s katerim prevaža skupino otrok v cestnem prometu (veljaven potni nalog), veljavno prometno dovoljenje, potrdilo o opravljenem polletnem tehničnem pregledu in, če je mogoče, tudi seznam otrok (ni nujno).  
  10. Voznik, ki vozi skupino otrok, v organizmu ne sme imeti alkohola, prepovedanih drog, psihoaktivnih zdravil ali drugih psihoaktivnih snovi, ki zmanjšujejo njegovo sposobnost za vožnjo (vrednost alkotesta oz. strokovnega pregleda 0,00). 
  11. Odgovornost za prekrške, ki so predpisani v skladu z zakonom, nosi voznik, župnija/društvo in župnik/predsednik društva kot odgovorna oseba. 

 

5. IZDAJANJE RAČUNOV – FINANCE

 

- Pravilnik s strani Ministrstva za finance glede izdajanja računov

 

Župnije in društva z manj kot 5.000 EUR prihodkov

  1. Društva, ki imajo letno manj kot 5.000 EUR prihodkov, in župnije niso zavezani k uporabi davčnih blagajn in izdaji računov za gotovinske prispevke. To pomeni, da ne potrebujete davčnih blagajn in izdajanja računov.
  2. To tudi pomeni, da lahko govorimo o »ceni« in »plačilu« prispevkov udeležencev. Ni potrebno, da staršem prispevke predstavljamo kot prostovoljne darove. 
  3. Vseeno pa je potrebno, da staršem, ko vplačajo prispevek za otroka, izdate potrdilo o tem, da so dali denar. To lahko storite s t. i. blagajniškim prejemkom. Zanj lahko uporabite knjižico z obrazci, ki jo dobite v vsaki knjigarni (na primer TUKAJ) ali pa oblikujte svoj obrazec, ki bo vseboval, kdo, kdaj, koliko in za kaj je izročil denar vašemu oratoriju oz. župniji. 
  4. Vodenje evidence o prihodkih in odhodkih: Dobro je, da za lastno evidenco in evidenco župnije vodite tabelo z vsemi odhodki in prihodki, ki jih ima oratorij (najenostavnejši način je verjetno to storiti v Excelu). Evidenca naj vsebuje podatek o datumu, namenu plačila/vrsti prihodka, vsoti in vrsti plačila (gotovina/TRR). Če imate društvo, pa je evidenca o prihodkih in odhodkih obvezna.
  5. Potrebno se je zavedati, da če za oratorijem stoji župnija, je ta tudi pred zakonom odgovorna za evidence financ. Zato je pomembno, da župniku omogočite vpogled v finance oratorija in da svoje evidence uskladite z načinom evidenc, ki jih ima župnija. 

Društva z več kot 5.000 EUR prihodkov

  1. Društva, ki imajo na leto več kot 5.000 EUR prihodkov, morajo za gotovinska plačila uporabljati davčno blagajno. To si lahko tudi izposodite (ni potrebno, da jo imate stalno v zakupu) ali uporabite brezplačno spletno aplikacijo na strani Finančne uprave (zanjo potrebujete digitalno potrdilo). 
  2. Vsak račun, ki ga društvo izda, mora biti natisnjen v dveh izvodih – enega mora hraniti društvo. 
  3. Vodenje evidence: Za društva so obvezne evidence vseh prihodkov in odhodkov (»blagajna«). 

 

6. ODGOVORNOST in ZAVAROVANJA


Izvedba vsakega programa s sabo prinaša tudi določene nevarnosti za poškodbe ipd. Dobro je narediti vse v naši moči, da do njih ne bi prišlo, hkrati pa se zavarovati, da ne bi odgovarjali za stvari, na katere nimamo vpliva. Dobro je upoštevati naslednja navodila: 

  1. Obveščanje staršev o izletu

Pred izvedbo izleta sestavite obvestilo staršem, kjer piše, kam gredo, kdaj gredo, kdaj se vrnejo, kontakt, na katerem boste dosegljivi. 

  1. Zdravniška oskrba:

Paket s prvo pomočjo naj bo vedno na vidnem mestu, znanem vsem animatorjem. Pomembno je, da so v njej potrebni pripomočki z nepretečenim rokom uporabe. Dobro je, da ima vsak oratorij/program tudi osebo, ki je usposobljena in odgovorna za prvo zdravniško pomoč. Ob vsaki malo večji poškodbi ali dvomu o njej je potrebno poiskati strokovno zdravniško pomoč (urgenca, zdravstveni dom …).

  1. Obveščanje staršev ob poškodbi:

V primeru kakršnekoli nezgode je nujno, da čimprej (vsaj v roku 30 minut) obvestite starše. Če poškodba ni tako huda, da bi otrok potreboval reševalno vozilo, vseeno pa ga je potrebno peljati na urgenco, je najboljše, da ga tja peljejo starši. Le če oni ne morejo, ga peljite vi z njihovim soglasjem (po telefonu). 

  1. Odgovornost animatorjev:

Četudi so animatorji stari 14 let, so na oratoriju odgovorni za otroke in so tudi že kazensko odgovorni za svoja dejanja. To pomeni, da otrok med tem, ko so neposredno odgovorni za zanje (na igrah, v delavnici …), ne puščajo samih, niso zatopljeni v telefon, ne grejo na kavo ipd.  

  1. Oratorijski pravilnik:

Dobro je, da ima vsak oratorij pravila obnašanja, ki jih je potrebno pravočasno sestaviti in z njimi seznaniti tako starše kot tudi otroke. Pravilnik lahko staršem v tiskani obliki razdelite pri sami prijavi, jih objavite na spletni strani, napišete na plakate … V prijavnici naj bo navedeno, da s prijavo svojega otroka starši tudi soglašajo z oratorijskimi pravili. Pravila naj obsegajo tudi primere, ko je treba določenega otroka odsloviti, ker ogroža sebe ali ostale udeležence. Pomembno pri tem je, da se po njih ravnate v prvi vrsti vi sami.

  1. Zagotavljanje varnosti:

Prostor, kjer se odvija program, mora biti tudi fizično ograjen. To pomeni, da je jasno vidno (trak, živa meja …), kje se otroci smejo zadrževati. To je potrebno otrokom tudi razložiti. Prav tako je dobro, da se v bližini na cestišče postavijo oznake, ki voznike opozarjajo, da se na bližnjem dvorišču odvija neka dejavnost za otroke in mlade. 

  1. Soglasje staršev:

Ob prijavi otroka na kakršenkoli program (tudi krajši dogodek, kakršen je oratorijski dan ipd.) je za otroke pod 16. letom starosti od staršev potrebno dobiti njihovo soglasje oz. prijavo. 

Dobro je, da za izredne (in potencialno nevarnejše) dogodke oratorijskega programa, kot je izlet, kopanje na bazenu in morda tudi vodne igre, v prijavnici starše posebej vprašate za soglasje, da je otrok prisoten na njih.  

Prav tako je dobro (in po črki zakona) pridobiti tudi soglasje staršev animatorjev, ki so mlajši od 16 let. V soglasju naj potrdijo, da soglašajo, da bo njihov otrok prostovoljec – animator na oratorijskem programu. 

  1. Potrdilo o nekaznovanosti:

Vsak sodelavec na programih (zaposleni, voditelj, animator, prostovoljec …) nad 18 let starosti mora po zakonu pridobiti izjavo o nekaznovanosti. Vlogo pridobite na internetni strani eUprave, izjavo pa prejmete po pošti brezplačno. Nanj je dobro napisati, da gre za delo z otroki in mladimi. Potrebno ga je obnoviti vsako leto. 

  1. Prostovoljstvo:

Predvsem društva/zavodi, ki so vpisani v register prostovoljskih organizacij, naj s prostovoljci nad 15. letom starosti sklenejo pisni dogovor – pogodbo o prostovoljstvu. 

  1. Zavarovanje iz odgovornosti:

Govorimo o zavarovanju iz odgovornosti, če se kateremu otroku kaj zgodi (npr. ureže v delavnici, pade na igrišču …) in bi starši želeli izterjati neko denarno nadomestilo. V tem primeru nastopi zavarovalnica, vas »zavaruje« in izplača terjani zahtevek (oziroma se dogovarja s starši).

Krovno zavarovanje župnije/društva: Pri svojem župniku preverite, če ima župnija že sklenjeno krovno zavarovanje iz odgovornosti za prireditve in programe, ki se odvijajo v župniji (npr. verouk, srečanje birmancev …). V tem primeru načeloma ne potrebujete sklepati novega zavarovanja, ampak v prihodnosti oratorij vključite zraven oziroma smatrate, da je že vključen v dejavnosti župnije.

Zavarovanje posamezne prireditve - oratorija: V kolikor župnija tega zavarovanja še nima sklenjenega (nujno bi ga sicer morala imeti!!!) pa je dobro, če za čas oratorija sklenete zavarovanje za to »prireditev«. 

(Okvirna cena takšnega zavarovanja za oratorij s 100 otroki in 30 animatorji za obdobje, ki traja 5 dni, pri katerem zavarovalnica krije stroške do višine 30.000 EUR, je 40 EUR).